オフィスソフト不要でワードやエクセルが使える無料サービス

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インターネットに接続さえしていればオフィスソフトがなくても無料でワードやエクセルを使う事ができます。

例えばマイクロソフトが提供するクラウドサービス「オフィスオンライン(Office Online)」であれば、webブラウザ上でワードやエクセルが無料で利用でき文書の作成や編集が行えます。

オフィスオンライン(Office Online)とは

Office Online

オフィスオンライン(Office Online)は、Word(ワード) やExcel(エクセル)、PowerPoint(パワー ポイント)がブラウザ上で無料利用できるネット版のオフィスです。 マイクロソフトアカウントさえ無料で作成すれば誰でも利用することができます。

また作成・編集したファイルはマイクロソフトのオンラインストレージ「ワンドライブ」に自動保存されます。 そのため他の人とファイル共有したり、共同編集や閲覧してもらう事もできます。

※オフィス文書を共有する場合は、共有用のURLが発行されます。 その際に「閲覧限定にするか」「編集可能にするか」も設定できます。

ちなみにオフィスオンラインは文書の再現性も高いですが、ソフトによっては動作が異なったり、一部の機能に対応してない事もあります。

例えばワードの場合であれば差し込み印刷、エクセルなら条件付き書式の適用などが非対応となっているので注意して下さい。 なおパワーポイントの場合であれば高度な書式設定などが非対応となってます。

オフィスオンラインの使い方

  1. 使いたいソフトを選択

    エクセルやワードを使うまでの手順 ワンドライブからソフトを開く手順

    まずはオフィスオンラインにアクセスし、マイクロソフトアカウントを作成します。

    その後トップページで使いたいソフトを選択し、使用したいテンプレートをクリックする事でワードやエクセルなどが使えます。

    ※マイクロソフトアカウントは、利用したいソフトをクリックするとサインイン画面が表示されるので、そこから無料登録することができます。

    なおオフィスオンラインはワンドライブ(Microsoft OneDrive)からも利用できます。

    例えばワンドライブの「+新規」をクリックすると好きなソフトから新規文書を作成する事が可能です。

    またすでにアップロードしているオフィス文書であれば、それをクリックすればオフィスオンラインで開く事ができ閲覧・編集できます。

  2. オフィス文書を共同編集・閲覧する

    「OneDriveから開く」の場所 ファイル選択画面での操作手順

    ワードやエクセルなどのオフィス文書を他の人と共同で閲覧・編集(共有)したい場合は、まずはそのオフィス文書のソフトをクリックします。

    そして「OneDriveから開く」をクリックします。 するとファイル選択ができる画面が開くので、他の人と共有したいファイルを右クリックして「共有」を選択します。

  3. 共有用URLを取得する

    「ドキュメントの共有」画面の説明

    共有を選択すると「ドキュメントの共有」が表示され、共有用URLを発行することができます。

    この共有用URLを相手へ通知する方法はメール、SNSなどがありますが、相手がマイクロソフトアカウントに登録してなくても共同で閲覧・編集する事が可能です。

    なおここでは「メール」を選択し共有用URLを送信する方法で、説明を進めていきますので「メール」をクリックして下さい。

    ちなみにオフィス文書を閲覧に限定して公開したい場合は「このリンクを知っていれば誰でも…」をクリックし、「編集を許可する」のチェックを外してください。

  4. メールで共有用URLを送信する

    メールアドレス・メッセージ入力画面の説明

    「メール」を選択すると相手のメールアドレスとメッセージが入力できる画面が開きます。

    ここに共同で編集・閲覧したい相手のアドレスやメッセージを入力して「共有」をクリックして下さい。 すると共有用URLが記載されたメールが、その相手に送信されます。

  5. 共有を止める場合

    詳細の場所 「アクセス許可の管理」の場所 「編集可能(表示可能)」と表示されるメニューの場所

    共有を止めたい場合は「オフィス文書を共同編集・閲覧する」の項目で説明したファイル選択の画面で、共有設定を変更したいファイルを右クリックし「詳細」を選択します。

    そうすると右側に新たなウィンドウが表示されるので、「アクセス許可の管理」をクリックします。

    共有相手のメールアドレスが表示されるので「編集可能(表示可能)」の部分をクリックします。

    するとメニューが表示されるので閲覧のみにするなら「表示のみ可能に変更」、共有をやめるなら「共有停止」をクリックします。

    ※メニューに表示される項目は、ファイルを編集可能にしているかどうかによって変わります。

    これでオフィス文書にアクセスできるユーザーを個々に管理することができます。

備考

「Office Online」は通常の「Office」と比べると一部の機能が制限されてます。

例えば最初にも説明しましたが「Excel Online」と「Excel 2016」を比べた場合では、ページレイアウトや数式などが省かれているため、一部の書式の適用やレイアウトに違いがあります。 ですが有料バージョンの「Office 365」を使用するとオフィスの全ての機能が使う事ができます。

もし「Office 365」を導入するのであれば、株式会社大塚商会の「たよれーる Office 365」がオススメです。

この「たよれーる Office 365」は、マイクロソフトの「Office 365」に大塚商会のサービスとサポートを連携させたものになっており、初心者でも安心して使う事ができます。

なお価格もほぼ変わらないため、通常の「Office 365」を購入するよりはメリットがありますので、一度チェックしてみることをオススメします。

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